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Webサイトが完成し、いくつかのトラブルはありながらもネット上のマイオフィスとして始動しました。
UME LAB.では連絡手段として主にメールを使用しています。
同じようにスマートフォンのメッセージ機能アプリも手段として用いており、SNSからの新しい申込や質問には連動のアプリが活躍しています。
いまはあまり電話や、FAXはもちろん、DMなどの類いは使いません。
書類関係もすべて電子データに移行しました。
これまでPCで作成しプリントアウトして手渡しだった紙の書類を、そのまま電子データで先方へ送ります。
きっかけは選手へ配るトレーニング･プログラムを、PDFファイルでメール添付したことから始まりました。
前日までに完成させて事前にメールで送り、チーム側でプリントアウトして皆へ配ってもらいます。
それができるなら・・・と毎月の請求書さらに領収書も、昨年から一気に電子データへ変更したのです。
思い切りが肝心です。
極めつけは昨夏、ついに契約書もクラウドを利用して電子印による契約締結を行い、これで基本的な取引上の書類はすべてデータ化に舵を切りました。
新潟のチームが電子契約の第一号となり、その後の3つの契約も続きました。
▼アナログは残る
しかし笑ってしまうのが、確定申告は未だに封筒で郵送しているということです。
昨年度の申告も今日、現場から帰り家族が寝たあとでクラウドソフトで書類を作成して封筒に入れました。
帳簿がクラウドなのだから申告もe-Taxなどにすれば良いのに、なぜかこれだけは郵送です。
要するに基準は手間の加減で、作業の早いほうを選ぶので、いまのところ申告はプリントアウトして郵送のほうが手早く行えます。
とはいえ、それ以外は電子データになったので印刷作業がほとんど無くなりました。
紙の使用が大幅に減り（というかほぼ無くなり）、封筒を使わなくなり、宛名シールも余ってしまいました。
高額だったHPのオールインワンプリンターは、最近では妻のほうがよく使っています。
インクの予備品はずっと使われず、切手と収入印紙も大量にあります。
さほど大きくないものの、一応のコストダウンと言えます。
捨てても良いくらいですが、最低限の必要分だけ残してあとは買取処分しました。
▼書斎が整理されてスリムになり作業もスマートになる
個人的には物が減ると部屋のスペースが広がるので、業務改善に繋がり大きなプラスです。
デスクワークであっても身体は動かしますから、スペースが広いと動作しやすく物を倒したり落としたりすることもなく、また物が少なければ埃も溜まらないので、心も身体も衛生的です。
物理的な環境がスリムであることは良いことが圧倒的に多いと、最近になって強く実感しました。
身の回りを整理したりペーパーレス移行は楽なことなど決してなく、そこに辿り着くまでの手間はかなり大変です。
かえって面倒が増えるので、皆あまりしたがらないのかもしれません。
増やすのも手間、減らすのも手間です。
行動には大きな意欲と体力が必要なのであり、それは仕事に限らずあらゆるものがそうです。
僕自身はいまの仕事を頑張るために、根っこから大改革をしようと発起してこういった事務作業などもすべて刷新しました。
紙ベースを続けてもなんら悪いことはありません。
そのままいくのもありでしょう、そんな人もいるでしょう。
ただ自分自身は将来に向かって新しい方法を取り入れました。
するなら強烈に転換し、かつ迅速に進めて一気に完成させます。
強く思いが募ると無限に動けるのが我が性格なり。
それは反対に意欲が出ないとまるで動く気が湧かない性格でもあります。
もしかしたら息子と娘も同じかもしれません。。。ﾊﾊﾊ